Briefpost digitalisieren – Für Backpacker und Langzeitreisende

mail box

*Sponsored Post* Wer verschickt denn heute noch Briefe?  Es gibt sie noch – die Romantiker, aber ansonsten gibt es kaum noch Gründe einen Brief zu verschicken. Ein Brief braucht seine Zeit und kostet dazu noch einiges an Porto. Man kann die Digitalisierung von E-Mails nur wohlgesonnen begrüßen, oder? Liest jemand meine Briefe? Werden die Briefe aufgehoben und so weiter… Typische Fragen! Einige davon erklären wir im Artikel. Vor allem wenn man viel unterwegs ist, ist so ein Digitalisierungs-Service Gold Wert. Wie das ganze funktioniert und ob du den Service nutzen kannst erfährst du im Artikel. Lebst du schon im 21ten Jahrhundert?

Wir leben im 21. Jahrhundert

Viele digitale Dinge sind in unserem normalen Leben schon vollkommen normal. Nutzung von E-Mails, Online Banking und Kommunikationsmittel wie Skype und Whatsapp gehören schon zum Alltag, obwohl diese Dinge noch gar nicht soooo alt sind. Die Nutzung ist schnell gelernt und der Nutzen einfach nicht von der Hand zu weisen. Wer einmal versucht ein paar Tage ohne zu leben wird schnell feststellen, dass sich einiges geändert hat.

An Briefe kommen wir manchmal aber nicht vorbei. Denken wir an Behördenpost und andere wichtige Schreiben, die durch den Absender oder durch interne Abläufe einfach nicht digital versendet werden können. Vielleicht werden Dinge wie Post-Ident-Verfahren aber auch digitalisiert. Software/Services wie DocuSign ermöglicht immerhin schon eine vollständige legale Online-Unterschrift. So habe ich zumindest meinen letzten Arbeitsvertrag unterschrieben.

Flaschenpost

Wenn man mal länger weg ist

Wer mal etwas länger unterwegs kennt das Problem. Ein wichtiger Brief, Rechnung oder ähnliches kommt an und es gibt Probleme wenn Fristen nicht eingehalten werden. Das sollte der Vergangenheit angehören, denn mit der Digitalisierung der Post kann man alles online abrufen.

In den letzten Jahren sind einige Firmen mit einem neuen Geschäftsmodell auf den Markt gekommen. Der Preiskampf ist im vollen Gange und der Markt ist riesig! Man mag sich fragen was so ein Service denn überhaupt kann? Ich nehme als Beispiel mal den Post Digitalisierungsservice von Caya:

  • Nachsendeaufträge
  • Postbox-Adresse
  • Digitalisierung Ihrer Post
  • Dokumentenverwaltung
  • Smarte Volltextsuche
  • Versand von Originaldokumenten
  • Langfristige Archivierung
  • Mobile App
  • Mehrere Adressen

Schnell, sicher und bequem

Die Post wird im ISO 9001 zertifizierten Scancenter digitalisiert. Klar, dass höchste Sicherheitsstandard im Bereich Qualitätsmanagement gegeben sind. Scancenter sind gesichert und Sorgfältig digitalisiert. Dabei liest niemand die Post. Sämtliche Post wird vollautomatisch und mit Hilfe von modernsten Dokumenten-, Buch- und Aufsichtscannern digitalisiert.

Wie es in der Praxis funktioniert

Zunächst erstellt man einen Nachsendeantrag der ausschließlich für normale Briefpost gilt. Tägliche Post wird gescannt, digitalisiert dem Kunden innerhalb kürzester Zeit als PDF zur Verfügung gestellt. Per Web- oder Mobile-App, bzw. Mail kann man dann auf die Post von überall zugreifen.

Wenn die Post kommt

Wenn die Post kommt

Einfach mal ausprobieren

Wer Interesse hat sollte den Service einfach mal ausprobieren. Man kann sich kostenlos 10 Briefe zusenden lassen. Wer sich für den Service entscheidet zahlt 9 Euro pro Monat für eine Empfänger Adresse.

Wer eine Reise von länger als ein Monat im Auge hat der kann den Service ja einfach kostenfrei testen. Ich bin mir ziemlich sicher, dass viele dabei bleiben, weil es einfach, sicher und bequem ist. Ist aber letztendlich jedem selber überlassen.

Die Alternative ist ganz klar: Nachsendeauftrag zu den Freunden oder Eltern. Aber wer es schonmal gemacht hat. Ich will nicht, dass meine ganze Post von meinen Eltern gelesen wird. Auch das abfotografieren klappt nicht immer so gut. Mich würden mal eure Erfahrungen interessieren.

Meine eigenen Erfahrungen

Ich selber nutze einen Digitalisierungsservice für meine Post. Allerdings nicht in Deutschland. Viele wissen bereits, dass ich auf meiner 2ten Weltreise bin (5 Jahre+) und komplett aus Deutschland abgemeldet bin. Daher erwarte ich auch keine Post in Deutschland. Ich habe aber eine Adresse in den USA wegen meinem Business. Ich mag es nicht nur meine Post online zu lesen, sondern weiß auch, dass ich zu jeder Zeit nochmal reinschauen kann. Keiner braucht mehr diese riesen Aktensammler.

An dieser Stelle kann ich auch nur empfehlen auch seine Daten online speichern. Ich habe mich erst kürzlich dazu entschlossen alle Dokumente/Unterlagen und Co online zu speichern mit einer Live-Synchronisierung. Wenn mir also mal der Laptop geklaut wird, dann brauch ich nur meinen neuen Laptop mit dem Internet verbinden und alle meine Unterlagen runter zu laden. Leuts, wir leben im 21. Jahrhundert. Macht das Beste draus =)

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